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A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nesses últimos o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física. No documento digital, suporte e conteúdo são entidades separadas. Como ele é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceituai {apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.
O órgão ou entidade deve controlar quem está autorizado a ter acesso aos documentos arquivados e em que circunstâncias o acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua criação. A essa qualidade damos o nome de: