Julgue o item a seguir.
A expedição de correspondência na ouvidoria deve incluir
o registro detalhado de todas as comunicações enviadas
e o encaminhamento adequado aos destinatários. Esse
registro deve abranger informações como a data de
envio, o destinatário, o assunto tratado e o conteúdo da
correspondência. O controle rigoroso e a documentação
dessas comunicações são essenciais para garantir a
rastreabilidade e a transparência do processo, permitindo
que a ouvidoria acompanhe o andamento das demandas
e garanta que as respostas sejam fornecidas de maneira
eficiente e dentro dos prazos estipulados. Além disso,
manter um registro detalhado auxilia na avaliação da
eficácia das respostas e na identificação de possíveis
melhorias nos processos internos. Essa prática também
protege a ouvidoria contra possíveis reclamações de falta
de resposta ou atrasos, fornecendo evidências claras de
que as comunicações foram devidamente encaminhadas
e tratadas.