No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo
gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado
pela teoria das três idades. Sobre a teoria das três idades, avalie as sentenças:
I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação,
mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os
documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais
arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
II - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus
setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística,
como arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor
este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente,
podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo
de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados
e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais
objetivos na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais
devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse
caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e
precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento
para guarda permanente).
VI - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, os documentos de
segunda idade ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como
semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor
primário.
VII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados
definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.
VIII - Os documentos de terceira idade devem ser preservados por apresentarem um valor
histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a
origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se
caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos
ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta
idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da
documentação histórica, o arranjo - isto é, a classificação desses arquivos -, a conservação
e a descrição dos documentos.
Após a análise, pode-se afirmar: