As comunicações oficiais devem obedecer a certas regras de forma, unindo à impessoalidade e ao padrão culto de linguagem um tratamento marcado pela formalidade, a qual consiste não apenas no emprego de pronomes de tratamento adequados, mas também na polidez, civilidade e uniformidade dos textos. Por conseguinte:
I. Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico e pode ser usado indiscriminadamente.
II. Os pronomes de tratamento representam à forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação. É a maneira formal para se dirigir com reverência a determinadas pessoas.
III. Nas comunicações oficiais deve-se observar a utilização adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se não somente a área de atuação da autoridade (civil, militar etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.
IV. Vocativo é a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário antes de entrar no assunto propriamente dito do expediente.
V. O emprego do superlativo Ilustríssimo para autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares é indispensável.