A função do arquivo é guardar e organizar os documentos
acumulados pela instituição a que pertence, de forma a
facilitar a localização desses documentos, quando
necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que
a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos. Acerca
das características do arquivo, leia as afirmativas e assinale
a incorreta.
A Informações orgânicas (que comprovam as atividades
da instituição e são criadas em decorrências destas
atividades) são organizadas e conservadas nos
arquivos.
B O arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender à administração é a sua
principal finalidade).
C Os documentos de arquivo são produzidos pela própria
instituição, no desempenho de suas atividades, ou
recebidos de outras instituições, sempre num contexto
administrativo ou funcional.
D Os documentos são escolhidos pela instituição e
adquiridos conforme sua conveniência, formando
coleções (vários exemplares). Tal aquisição se dá,
normalmente, por meio da compra do material
escolhido, ou, ainda, de doações efetuadas por
usuários ou mesmo a permuta (troca) com bibliotecas
ou instituições educacionais.
E Uma das maneiras de se organizar os documentos é
por meio da classificação ou codificação (anotação de
um código em cada documento) a fim de ordená-los
nas pastas, estantes ou prateleiras. Os arquivos
elaboram seus códigos de classificação a partir das
atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que
cada empresa adotará códigos específicos, de acordo
com os tipos de documentos gerados por suas
atividades rotineiras.