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Um banco de dados é uma ferramenta para a coleta e a organização de informações. Os bancos de dados podem armazenar informações sobre pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outro aspecto. Vários bancos de dados começam como uma lista em um programa de processamento de texto ou em uma planilha. São partes de um banco de dados típico: tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e módulos. Quanto às tabelas, considere as afirmativas seguintes.
I. Uma tabela de banco de dados tem uma aparência semelhante à de uma planilha, já que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é bem fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a forma como os dados são organizados.
II. Para obter o máximo de flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam estar organizados em tabelas para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se você estiver armazenando informações sobre funcionários do CRO-PR, cada funcionário só precisará ser inserido uma vez em uma tabela configurada somente para armazenar dados desses funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em sua própria tabela, e os dados sobre filiais serão armazenados em outra tabela.
III. Cada linha de uma tabela é conhecida como registro. Os registros são o local onde as informações individuais são armazenadas. Cada registro consiste em um ou mais campos. Os campos correspondem às colunas da tabela. Por exemplo, você poderia ter uma tabela chamada "Funcionários", onde cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja ele texto, data ou hora, número ou outro tipo.