Dentre as maneiras de se gerenciar o acesso às mensagens de correio eletrônico, uma é implementada por meio de um serviço embutido num site, como por exemplo, o Hotmail, e outra por meio do emprego de software específico direcionado para o gerenciamento de e-mails, como Outlook Express, IncrediMail ou mesmo o Thunderbird. Antes que esses softwares sejam utilizados, é preciso configurá-los e, nesse processo, há necessidade de se fornecer o nome do servidor usado para receber mensagens e outro para enviar mensagens, dentre outras informações. Esses dois servidores operam com base no funcionamento de dois protocolos da arquitetura TCP/IP, que são, respectivamente: