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Para os documentos serem guardados nas pastas, dossiês e móveis próprios é preciso organizá-los seguindo as rotinas correspondentes às operações de arquivo, sendo necessário, dentre outros procedimentos:
1- verificar a existência de documentos que tratam do mesmo assunto.
2- verificar a existência de cópias eliminando-as e, caso o original não exista, manter uma cópia.
3- arquivar os documentos nos locais devidos, de fácil acesso, identificando de maneira visível as caixas, gavetas e pastas.
São procedimentos corretos e necessários: