Aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial são: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma d...

Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical pode ou não coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, pode-se dizer “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; ou “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve seguir o seguinte esquema ilustrativo:

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

O mesmo dito na alternativa A sobre os pronomes de tratamento vale também para os pronomes possessivos que são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).

Há somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,. Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.