As empresas, instituições e organizações produzem, ao longo de sua trajetória,
uma vasta quantidade de documentos fundamentais para a preservação da Memória Institucional. Essas informações, encontradas em diversos suportes, devem
ser reunidas, fazendo-se mais do que necessária a concentração desses acervos,
armazenados e organizados corretamente com a finalidade de estarem disponíveis para consulta, porque retratam não só as atividades de uma instituição, mas
a época em que está inserida, o tempo e o espaço que ocupa na sociedade, facilitando-se, assim, o entendimento da instituição como um todo.