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Em Chiavenato (2005), quando a quantidade de itens de materiais é muito grande, torna-se quase impossível identificar todos eles pelos seus respectivos nomes, marcas, tamanho, etc. Para facilitar a administração dos materiais, deve-se classificar os itens por meio de um sistema racional. O arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles, e que permite a apresentação conjunta de todos os itens, proporcionando uma ideia geral da coleção, denomina-se: