Um servidor recém-integrado ao quadro estadual começou a utilizar o Sistema PBDoc com a senha fornecida por sua chefia. No entanto, ao se ausentar, deixou seus dados de acesso anotados sobre a mesa, permitindo que colegas usassem sua conta para assinar e tramitar documentos. Diante da situação, assinale a alternativa correta conforme as regras de segurança descritas no manual.