Os documentos de uma instituição que são arquivados podem ser classificados de acordo com o seu ciclo de vida.
A desnecessários para seus produtores, por questões administrativas, legais e financeiras, mas, por apresentarem uma frequência alta de consulta, são conservados em depósitos centralizados.
B descartáveis, sendo classificados por unidade administrativa e, como regra geral, para seu acondicionamento, devem ser utilizadas pastas suspensas em arquivos de aço de quatro gavetas ou variação destes móveis.
C necessários à manutenção das atividades rotineiras uma vez que deixaram de ter valor previsível.
D indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração que, por serem utilizados frequentemente, devem permanecer o mais perto possível do seu usuário.
E desnecessários à manutenção das atividades cotidia- nas, mas que devem ser conservados disponíveis o mais perto possível do usuário por questões administrativas, legais e financeiras.