Administrar o material de uma instituição é uma tarefa da
maior importância. Nenhuma organização funciona sem
matéria-prima, equipamentos, produtos, peças de
manutenção e materiais de escritório, que precisam ser
guardados, conservados e movimentados de um setor para
outro. Materiais de consumo interno, como, por exemplo,
papel, clipes, canetas, tinta para impressora, artigos de
limpeza etc., devem ser mantidos em quantidades
suficientes para atender às necessidades vigentes. O
almoxarifado guarda os materiais de consumo interno e(ou)
externo indispensáveis para o cotidiano da organização.
Assim, o planejamento de estoque é fundamental, em razão
do fluxo de entrada e saída de materiais. A gestão de
estoques afeta diversas áreas da instituição, pois, diante da
impossibilidade de se prever sua demanda, há a necessidade
de se manter materiais, mercadorias ou produtos
acumulados para utilização, quando necessária. Para a
aquisição desses materiais de consumo ou de uso
permanente e para a contratação de obras, serviços de
terceiros, alienação de bem público, locação, arrendamento,
concessão ou permissão de uso de um bem público ou de um
serviço desejado, há a necessidade, na Administração
Pública, de um processo administrativo denominado
licitação, que, em resumo, é a busca da melhor proposta
para certo negócio.