Em uma secretaria escolar, as informações peculiares estão registradas em gêneros específicos: livros-ata, históricos escolares, diários de classe, memorandos, requerimentos, ofícios, projeto político-pedagógico da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relação ao processo de produção, distribuição e utilização desses documentos. Por meio desse processo se organiza e registra a vida escolar do aluno, escrevendo páginas e páginas da história de uma escola, cidade, estado ou país, enfim, da sua educação.
(SOUZA, R. M. de. Técnicas de redação e arquivo. Brasília: Universidade de Brasília, 2007.)
Para preservar documentos, analise as medidas.
I - Usar fitas adesivas, grampos e clips metálicos nos documentos.
II - Evitar que a luz natural ou artificial incida diretamente sobre o documento, a fim de impedir o processo de
envelhecimento do papel.
III - Manter os documentos em suporte-papel, para que o calor e a umidade conservem a qualidade do material.
IV - Arquivar diariamente os documentos, evitando o acúmulo de papéis.