Ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de
forma a oferecer informações a seus usuários, com rapidez
e presteza, deve ser o objetivo de toda instituição. A
respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos
de arquivamento são a classificação e a codificação.
Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado,
de forma a propiciar maior resultado e eficiência do
trabalho e a organização interna de uma instituição de
ensino. Programas ou sistemas informatizados geralmente
não usam papéis e podem utilizar as formas de classificação
acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema
conter campos de busca de dados e opção de cópia de
segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a
perda de dados ou arquivos. Sobre documentos
arquivísticos no ambiente digital, considere as seguintes
afirmativas.
I. Um documento em formato digital é considerado
arquivístico quando elaborado ou recebido no curso de
uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho,
como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ação ou referência. Exemplos: textos, e-mails, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases
de dados, áudio ou mesmo websites, desde que
atendam aos critérios aqui definidos.
II. As fotografias e os filmes digitais produzidos em uma
instituição podem ser considerados documentos
arquivísticos, desde que tenham sido elaborados ou
recebidos no curso de uma atividade, isto é, de um
processo de trabalho, como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidos para ação ou
referência. Tais documentos devem ser contemplados
pelo programa de gestão arquivística da instituição.
III. Um documento eletrônico é acessível e interpretável
por meio de um equipamento eletrônico (filmadora,
computador), podendo ser registrado e codificado em
forma analógica ou em dígitos binários. Já um
documento digital é um documento eletrônico
caracterizado pela codificação em dígitos binários e
acessado por meio de sistema computacional.
Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas
nem todo documento eletrônico é digital.
Pode-se afirmar que: