O sistema de classificação de materiais é regido por etapas: catalogação; simplificação; especificação/identificação; normalização; padronização; e codificação.
(VIANA, J. J. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2011.)
A etapa de codificação constitui-se no processo de:
A Criar padrões técnicos que devem ser seguidos tanto para a produção dos itens de material quanto para o seu uso, garantindo que os materiais sejam seguros para utilização, além de facilitar a sua compatibilidade e intercâmbio.
B Descrever detalhadamente cada material, destacando suas características específicas, permitindo sua distinção dos demais
itens e possibilitando que qualquer pessoa possa compreender as características e o uso do material, garantindo sua individualização.
C Listar e registrar todos os itens de material presentes no estoque de uma organização, o que possibilita uma visão abrangente
de todos os itens disponíveis, permite uma melhor organização e facilita o controle e a gestão de recursos.
D Atribuir um identificador único, composto por uma sequência de números e/ou letras, para cada item de material, que serve
para representar as características do item de forma compacta e eficiente, facilitando sua identificação, rastreamento e gestão.