O Microsoft Outlook permite criar regras para melhor gerenciamento das mensagens, no momento em que são recebidas,
I. estabelecendo condições de verificação, de pessoas ou lista de distribuição, onde o nome da conta consta no campo “PARA”, no cabeçalho da mensagem.
II. selecionando ações, tais como, mover para a pasta especificada, excluí-la, encaminhar como anexo para pessoas ou lista de distribuição, tocar um som, etc.
III. estabelecendo exceções às regras aplicadas.
IV. estendendo seus efeitos a todas as contas existentes no Outlook.