Em relação à comunicação realizada com documentos oficiais, podemos afirmar que:

a mensagem eletrônica (e-mail), apesar de não ser instituída como texto oficial, requer o domínio da etiqueta virtual, uma forma mínima de cerimonial e respaldo na etiqueta social tradicional.

o Atestado se refere a fatos transitórios, enquanto a Certidão se refere a fatos permanentes, registrados em documentos.

o Aviso é uma modalidade de comunicação oficial expedido exclusivamente por Secretários Municipais, para autoridades de mesma hierarquia.

a Ata é um documento que registra de maneira clara e precisa as ocorrências de uma reunião, assembleia ou convenção, sendo considerada como documento legal quando de sua confecção.

o Ofício é a modalidade de comunicação utilizada entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em um mesmo nível ou em nível diferente.