Para o bom funcionamento dos serviços arquivísticos, a
equipe deve elaborar instrumentos de gestão de documentos. Entre os principais, estão o que ordena a disposição dos documentos em função das atividades e
transações do organismo produtor de arquivo, e o que
materializa a avaliação em termos de uma indicação dos
prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Os instrumentos descritos são, respectivamente, o(a)
As organizações por vezes se defrontam com
situações em que documentos deixam de ser
necessários, demandando transferência para arquivos
de caráter geral, mas em condições de cumprir papel
de guarda intermediária. Este procedimento
normalmente é consequência da necessidade de se
atender a prazos legais, ou discricionários, para que, a
partir deste momento, recebam a destinação final, que
costuma ser a eliminação do documento, ou:
As massas documentais acumuladas são comuns nas organizações públicas brasileiras. Uma das primeiras intervenções arquivísticas é feita a partir da função avaliação. Nesse caso, o instrumento de avaliação a ser utilizado na massa documental acumulada é o
Com relação às atividades de seleção, avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública, julgue os itens a seguir.
Para realizar a avaliação, o arquivista deve selecionar um grupo de servidores da administração para formar uma comissão de avaliação, com a finalidade de sugerir critérios e prazos para preservação ou eliminação de documentos. Entretanto, cabe exclusivamente ao arquivista do órgão a responsabilidade de criar um instrumento de destinação, orientar sua aplicação, orientar o processo de seleção, bem como emitir a autorização para a eliminação de documentos.
Quanto ao critério de seleção de documento e de avaliação documental, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, os itens a seguir.
A densidade, enquanto critério de operacionalização da avaliação, analisa a quantificação da periodicidade de uso/acesso à informação, quer na fase de produção/recepção (fase genésica ou decisória, chamada também corrente ou administrativa), quer na fase imediatamente posterior (fase estável, pós-genésica e pós decisória, que é perene e definitiva, assim como progressivamente mais aberta a um acesso externo ao sistema de arquivo).
A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema
eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não
funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a
integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. Os requisitos não
funcionais, refere-se, dentre outros a: