Questões

Leia as afirmativas a seguir.

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas ou por pessoas físicas ao longo dos anos. Os arquivos são muito importantes, pois são a preservação documental de toda uma história.

Os arquivos podem ser públicos e privados. Existem três espécies de arquivos públicos: __________, __________ e __________.

Os arquivos privados são documentos de pessoas físicas ou instituicões particulares e podem ser classificados como __________, __________ e __________.

Assinale a alternativa que completa, respectivamente, as lacunas das afirmativas anteriores.

Medeiros e Hernandes (2010) definem que, apesar do avanço tecnológico e de algumas empresas já terem optado pelo escritório automatizado, grande parte da comunicação empresarial é ainda efetuada por meio de correspondência verbal escrita em papel. Sendo assim, com base nos referidos autores, analise as seguintes assertivas, relativas aos procedimentos adequados ao manuseio e distribuição de correspondências, e assinale C, se corretas, ou I, se incorretas.

( ) Separar a correspondência do departamento a que está vinculada(o) e a endereçada a outros departamentos; em geral, devem ser encaminhadas fechadas.

( ) Abrir os envelopes com auxílio de uma espátula, procurando não atingir seu conteúdo.

( ) Carimbar a data de recebimento no canto superior direito de cada carta ou documento e rubricar sobre o carimbo, inclusive nos documentos anexos, se houver, tais como cheques, certificados ou apólices.

( ) Descartar todos os envelopes no lixo reciclável, mesmo daquelas cartas cujo conteúdo não identifique o remetente ou o endereçamento da carta difira do apresentado no envelope.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Considerando as atividades e os equipamentos reprográficos, indicados por Beltrão e Passos (1991), analise as afirmativas abaixo:

I- A rotina de escritório inclui a reprografia como processo e como instrumento de trabalho.

II- As atividades reprográficas agilizam as demandas por maiores volumes de documentos.

III-O processo de reprodução ou duplicação de documentos tem as copiadoras como equipamento.

IV-As máquinas de reprografia reproduzem documentos em variação de uma a milhares de cópias.

Estão corretas as afirmativas

Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.

II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.

III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.

IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.

V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.

Estão corretas as afirmativas: