Arquivamento é o conjunto das operações
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O método de
arquivamento corresponderá à forma em que
os documentos serão armazenados, visando a
sua localização futura. Sobre os métodos de
arquivamento, pode-se afirmar como
incorreto:
A No método ideográfico, a organização é
feita pelo assunto dos documentos. O método
divide-se em duas categorias, isto é, pode ser
alfabético ou numérico. Tais categorias podem
ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou
enciclopédico - no caso da divisão alfabética - ou
decimal ou duplex, no caso da divisão numérica.
Para ser eficientemente aplicado, o método de
arquivamento por assunto exige a interpretação
dos documentos e grande conhecimento das
atividades empresariais.
B É importante salientar que não há uma
predominância de determinado método sobre os
outros. A escolha do método deve ser feita a
partir da análise das reais necessidades da
instituição. Os métodos podem ser até
combinados entre si, para bem organizar os
arquivos; isto é, para se organizar determinado
conjunto de documentos, pode-se utilizar um
método principal e, de forma auxiliar, métodos
secundários.
C O método geográfico consiste em
organizar a documentação de acordo com
lugares e regiões geográficas, ou seja, os
documentos são arquivados conforme seu local
de produção ou sua procedência. É
recomendável que, em caso de organização de
nomes de cidades, esta seja realizada iniciandose pela capital e, em seguida, por ordem
alfabética das demais cidades.
D Quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é o seu número,
a escolha deve recair sobre o método numérico.
E No método alfabético de arquivamento, as
fichas ou pastas de documentos são dispostas
rigorosamente na ordem alfabética, por meio de
guias divisórias com as respectivas letras, sendo
dispensáveis as normas gerais para a
alfabetação