É nos protocolos que se inicia a gestão documental. Para
garantir que os documentos públicos cumpram as finalidades
administrativas e legais para as quais são produzidos, faz-se
necessário aplicar normas e procedimentos que assegurem o
seu efetivo controle desde a sua origem até a sua destinação
final, eliminação ou guarda permanente; daí sua importância.
O protocolo é a área responsável pelo recebimento e pela
distribuição de correspondências, documentos e processos e
pelo controle do seu fluxo na instituição. A linha de atuação é
estratégica tanto para a instituição quanto para a área de
documentação, pois orienta a atuação do gestor público e
promove a participação e o acesso dos cidadãos aos
documentos arquivísticos relacionados aos atos
governamentais. Os serviços de protocolo dispõem de
terminologia própria para identificar as atividades que
executam. Entre elas, há a anexação de processo aos autos
de outra ação ou demanda que com ele apresente alguma
relação, em função da solicitação de uma das partes ou por
determinação legal. Essa atividade é denominada