I. O PDCA é aplicado principalmente nas normas de sistemas de gestão e deve ser utilizado (pelo menos na teoria) em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área ou departamento.
II. O ciclo começa pelo planejamento; em seguida, a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.
III. Check ou verificação é a etapa de monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com os objetivos, especificações e estado desejados, consolidando as informações e eventualmente confeccionando relatórios. Nesta etapa é obrigatória a elaboração de planos de ação.
IV. Na etapa do planejamento, estabelecem-se missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimento dos resultados.
V. O plano para se atingir a meta padrão é o Procedimento Operacional Padrão (POP). O conjunto de procedimentos operacionais padrão é o próprio planejamento operacional da empresa. O POP é uma das metas para manter o PDCA acontecendo.