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Esta questão foi aplicada no ano de 2023 pela banca CONSULPAM no concurso para Prefeitura de Araraquara - SP. A questão aborda conhecimentos da disciplina de Gestão de Arquivos e Documentos, especificamente sobre Gestão de Documentos: Arquivos Correntes e Intermediários.
Esta é uma questão de múltipla escolha com 4 alternativas. Teste seus conhecimentos e selecione a resposta correta.
Compreendidas as funções dos arquivos públicos e reconhecida a necessidade de se organizarem os documentos e informações como suporte para as decisões da administração municipal e para atender às demandas dos cidadãos, é indispensável a criação do arquivo público municipal, de um sistema municipal de arquivos e a implantação de um programa de gestão documental do município. Sobre o tema, analise os itens abaixo:
I- O arquivo público municipal, como vimos, é a instituição responsável pela gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal. Não poderá o arquivo público custodiar documentos de nenhuma outra fonte senão os próprios da Prefeitura.
II- Para definição da estrutura organizacional do arquivo público municipal deve se considerar o porte do município, ou seja, se é constituído por um número reduzido de unidades administrativas/órgãos e conhecer o volume do acervo, o estado de conservação e organização dos conjuntos documentais e os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos disponíveis, elementos decisivos na escolha da estrutura do arquivo a ser criado. Além disso, deverá ser criado um Sistema Municipal de Arquivos.
III- O arquivo público municipal constitui-se em um instrumento de vital importância para o planejamento, gestão e controle do Estado. É uma instituição de natureza multifacetada, a qual, além de desempenhar um papel de agente de transformação no seu âmbito de competência, exerce, ainda, a função social de oferecer acesso à informação pública, recolher, tratar e preservar o patrimônio documental e cultural do município.
IV- É fundamental que se compreenda o duplo papel que os arquivos desempenham, quais sejam, servir, primeiramente à administração e garantir a preservação dos acervos para futuros usos culturais.
V- Neste sentido, é determinante que o arquivo público tenha o adequado posicionamento hierárquico na estrutura governamental, ou seja, deve estar posicionado no centro do processo decisório, integrando o nível mais estratégico da administração pública municipal, o mais próximo possível do chefe do Executivo, como, por exemplo, vinculado ao Gabinete do prefeito, à Casa Civil ou à secretaria responsável pelo planejamento e pelas ações estratégicas de governo.
Analisados os itens, é CORRETO afirmar que: