Mariana estava em sua primeira semana de trabalho como auxiliar administrativa em uma
repartição pública no Município Kappa Gama. Como ainda estava se familiarizando com a rotina de
protocolo, não sabia o que fazer com o documento na fase de classificação. Assinale a alternativa correta
que corresponde ao que deve ser feito na fase de classificação do documento:
A Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por
exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros
documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de
qualquer documento enviado por terceiros à instituição.
B Trata-se da etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu
assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante
enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de
protocolo, para que seja efetuada a sua classificação efetiva, desde que não sejam sigilosos ou
particulares. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus
destinatários.
C É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento.
D Trata-se da etapa em que o protocolo efetua o controle da tramitação dos documentos, mediante
sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais
passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para
se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como
para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.