O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo
é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição
(corrente, intermediária e permanente). Referindo-se ao ciclo de vida dos documentos
arquivísticos, analise as sentenças:
I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é
importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser
assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou
consulta, os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus
setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como
arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este
chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser
destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e
utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos
na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser
transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda
intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais
(discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda
permanente).
VI - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente
e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.
VII - Os arquivos permanentes devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural
(secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
VIII - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a
constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como
históricos para a instituição.