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Os documentos oficiais modernos são muito volumosos. Seu crescimento, em volume, corresponde de perto ao aumento da população, a partir de meados do século XVIII. Esse aumento da população tornou necessária a expansão da atividade governamental e essa expansão teve como uma das suas resultantes um tremendo aumento na produção de papéis. Como se aplicaram métodos tecnológicos modernos à produção de documentos, seu crescimento nas últimas décadas tem sido em progressão antes geométrica do que aritmética.
(SCHELLENBERG, 2006, p. 179).
Tomando-se como base o texto, pode-se destacar que a etapa de avaliação dos documentos é essencial para a redução dos documentos inservíveis.