É necessário proceder às seguintes rotinas estabelecidas em sequência para se obter um arquivamento correto de documentos.
1) promover a restauração das folhas em mau estado de conservação. 2) arquivar uma cópia por assunto, no dossiê próprio, acompanhada dos antecedentes que lhe deram origem, se for o caso. 3) receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas ações ainda não tenham sido concluídas. 4) arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado. 5) conservar em ordem os documentos arquivados. 6) verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.