Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e
móveis correspondentes, os funcionários do arquivo devem
obedecer a uma sequência de etapas. As seguintes afirmativas
descrevem corretamente algumas dessas etapas, EXCETO
UMA, que está ERRADA. Assinale-a.
A Seleção: selecionar o material que será realmente
arquivado (cópias, comunicados passageiros), daquele
que poderá ser descartado imediatamente (originais,
processos, documentos oficiais).
B Datar: marcar a data de entrada do documento no arquivo.
C Leitura: cada documento deve ser lido cuidadosamente
a fim de verificar o seu conteúdo e sob que classificação
deverá ser arquivado.
D Conferência: consiste na verificação de cada documento
quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo
por diversos motivos: para arquivamento, para solicitar
informação; para verificar a existência de antecedentes,
ser anexado a outro etc.; em obediência a uma rotina.
E Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro
sistema) os documentos que darão entrada no arquivo ou
no expediente. Colocar a data de entrada, origem, nº do
documento/ano, espécie documental, assunto, local de
arquivo (classificação), observações.