De acordo com a Resolução no 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos, que
dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de
documentos no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, é
correto afirmar que
A os órgãos e as entidades integrantes do SINAR só
poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição
arquivística pública na sua específica esfera de
competência.
B os órgãos e as entidades integrantes do SINAR
deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio
de correspondência eletrônica, cópia da Listagem
de Eliminação de Documentos, assinada, rubricada e digitalizada, a fim de obter a autorização para
eliminação de documentos.
C antes da eliminação dos documentos, os órgãos e
as entidades integrantes do SINAR deverão elaborar Termo de Eliminação de Documentos, que
tem por objetivo registrar as informações relativas
ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar
publicidade em periódico oficial, devendo ser dada
publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico da instituição.
D após a eliminação dos documentos, os órgãos e
as entidades integrantes do SINAR deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos, em periódico oficial, sendo que, na
ausência deste, os municípios poderão publicá-lo
em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que foram eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de
Documentos, publicada no referido edital.
E a eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, incineração,
pulverização, desmagnetização ou reformatação,
com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, devendo, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável
designado para acompanhar o procedimento.