Podemos definir Imparcialidade como:

os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.