Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam
por sua grande frequência de consulta e por sua
movimentação (tramitação) constante. É necessário,
portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de
controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização
de um documento, quando necessário. Tarefas como:
separação da correspondência particular da
correspondência oficial (da instituição); distribuição da
correspondência particular para os destinatários; separação
da correspondência de caráter ostensivo da
correspondência sigilosa; encaminhamento da
correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;
classificação do documento de acordo com seu assunto,
buscando identificar o destinatário (setor competente); e
efetivação da autuação dos processos (inserção de capa,
em que serão registrados os dados básicos do processo) são
pertinentes à atividade de controle conhecida como: