Toda instituição produz documentos. Na tentativa de estabelecer uma relação entre a documentação de gestão e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa, os documentos de uma instituição são classificados como de primeira, de segunda ou de terceira idade. Sobre as idades dos documentos, afirma-se:
I. Na primeira idade, ou fase corrente, também conhecida como fase ativa, têm-se os documentos cujo conteúdo coincide com as razões de sua criação e sua consulta administrativa é muito frequente.
II. Na segunda idade, ou fase intermediária, também conhecida como fase dos semiativos, têm-se os documentos que perderam seu valor primário, ou seja, as razões de sua criação, mais usados juridicamente do que administrativamente e que, já avaliados no que concerne à sua destinação final, aguardam os prazos estabelecidos para sua eliminação ou para envio ao arquivo permanente.
III. Na terceira idade, ou fase permanente, também conhecida como fase do arquivo morto, têm-se os documentos que contêm informações importantes para a instituição, bem como para a sociedade,justificando a sua manutenção e abertura para a pesquisa.
IV. Considerando a teoria das três idades, os documentos digitais ou eletrônicos atualmente produzidos pelas instituições,sejam elas públicas sejam privadas, não estão incluídos, por não serem produzidos no suporte papel.
Estão corretas as afirmativas: