Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros. A importância do arquivo para a instituição está
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
de que a mesma se utiliza no exercício de suas
atividades a necessidade de se estabelecerem critérios
de guarda e de eliminação de documentos, quando estes
já não são mais úteis para a organização. A adoção de
técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a
localização eficiente da informação desejada, mas
também a economia de recursos para a instituição.
O arquivo tem várias funções entendidas como principais
que têm suas finalidades, podendo-se citar dentre elas:
I.Guarda dos documentos que circulam na instituição,
utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente.
II.Garantir a preservação dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos.
III.Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos setores
da instituição, de forma a atender rapidamente à
demanda pelas informações ali depositadas.
IV.Expedição da correspondência e criação dos modelos
para documentos.
V.Criação das normas de gestão documental da
instituição.
Marque a alternativa com a sequência de "funções
entendidas como principais".