De acordo com a publicação Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto
nº 10.278/2020, do CONARQ, os processos de digitalização centralizados podem ser executados nas instituições
através de uma Unidade Técnica de Digitalização (UTD)
institucionalizada. Porém a garantia da presunção de
autenticidade do representante digital, após o encerramento e a validação da digitalização, não se limita apenas
à implementação de um fluxo proposto, mas também é
preciso considerar na implementação da UTD algumas
recomendações.
Tendo como referência a publicação Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto
nº 10.278/2020, analise as recomendações abaixo:
I. Todos os equipamentos da UTD devem ser conectados
à Internet com acesso público; integram os princípios
de acesso aos arquivos, adotados pelo Conselho Internacional de Arquivos.
II. O processo de digitalização é um serviço e não deve ser
misturado com outras atividades da instituição.
III. Os equipamentos da UTD devem ter manutenção preventiva, corretiva e evolutiva, sempre que necessário.
IV.A UTD deve ser estruturada considerando a participação
ativa das áreas de negócio, tecnologia da informação
e de arquivologia.
São recomendações a serem consideradas na implementação da UTD: