Um Consórcio Público Interfederativo de Saúde
implementou um sistema híbrido de gestão documental
que combina documentos físicos e digitais. O setor de
protocolo, responsável pela recepção, registro,
classificação, distribuição e controle da tramitação
documental, enfrentava dificuldades para uniformizar
procedimentos entre os diversos departamentos e municípios consorciados. Diante desse cenário, a
coordenação administrativa solicitou a elaboração de um
manual de procedimentos para padronizar as atividades
de protocolo e arquivamento, contemplando orientações
para os diferentes métodos de ordenação documental e
sua aplicabilidade, conforme a natureza dos
documentos. Considerando as teorias arquivísticas e as
melhores práticas em gestão de documentos, analise as
afirmativas a seguir:
I.O método de arquivamento geográfico é especialmente
adequado para organização de prontuários de pacientes
atendidos pelo Consórcio, permitindo a recuperação
eficiente de informações a partir da origem territorial do
usuário, facilitando a elaboração de relatórios
epidemiológicos regionalizados e o compartilhamento de
informações com as secretarias municipais de saúde.
II.O método cronológico, quando utilizado como principal
critério de ordenação de processos administrativos,
apresenta limitações significativas para recuperação
temática da informação, devendo ser complementado
por instrumentos auxiliares como índices ou sistemas
informatizados que permitam recuperação por outros
atributos como assunto, interessado ou número de
processo.
III.A adoção do método alfanumérico para codificação de
documentos, combinando letras e números em sistema
preestabelecido, proporciona maior flexibilidade na
classificação documental e facilita a integração entre
sistemas físicos e digitais, especialmente em estruturas
complexas como consórcios públicos que gerenciam
documentos de diferentes naturezas e procedências.
IV.O método por assunto, embora ofereça vantagens
para agrupamento lógico de documentos relacionados à
mesma temática, apresenta elevado grau de
subjetividade quando não baseado em um plano de
classificação documental previamente estruturado e um
vocabulário controlado que padronize a terminologia
utilizada na indexação.
V.A ordenação puramente numérica de documentos, por
sua objetividade e simplicidade, é sempre preferível em
instituições públicas, independentemente da natureza
dos documentos, pois elimina ambiguidades na
localização e permite crescimento ilimitado das séries
documentais sem necessidade de reorganização.
É correto o que se afirma em: