Para o banco de dados de configuração de hardware e software surtir o efeito que deseja a corporação, ele necessita de um inventário detalhado dos elementos que compõem a infraestrutura de tecnologia e de uma camada de inteligência que organize os dados sob a ótica de serviços. Desse modo, ele deve atender a funções críticas que o distinguem de outras ferramentas de gerenciamento. As principais são:
I. Reconciliação, que visa assegurar a aglutinação dos dados, evitando duplicações e permitindo o encontro de itens de configuração de diferentes fontes.
II. Federação, que promete trazer fontes múltiplas de dados e um link direto com as fontes de informação.
III. Mapeamento e visualização, que buscam trazer uma visão desconectada da hierarquia das informações, para uma análise mais abrangente dos elementos que se interrelacionam.
IV. Sincronização, vital para assegurar versões atualizadas de dados e sua respectiva integração com outros sistemas.