Em razão das várias atribuições e responsabilidades requeridas em suas atividades, o secretário executivo sabe da
importância de administrar o tempo, de forma a evitar os
seus desperdiçadores. As causas de desperdício do tempo
podem ser divididas em categorias, sendo uma delas a
estrutural
A decorrente de distribuição física não planejada devido
a fluxos de trabalho ou informações, excesso de formalismo, mentalidade competitiva, assim como uma
visão sistemática dos processos organizacionais.
B proveniente dentre outros pontos, da indefinição dos
níveis de responsabilidade/autoridade, ausência,
insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas e níveis hierárquicos não definidos claramente.
C referente a fatores socioambientais que podem ser
divisões inadequadas dos ambientes de trabalho,
áreas com diferentes atribuições e grau de movimentação localizadas num mesmo ambiente, entre
outros pontos.
D a fatores relacionados às habilidades de supervisão
e gerenciamento de equipes e trabalho, que podem
ocorrer nos processos de comunicação, delegação,
liderança, motivação e desenvolvimento profissional.
E relativa aos traços, valores e hábitos do que caracteriza uma cultura organizacional, tais como as políticas de portas abertas, a informalidade, os pontos
de caráter pessoal manifestado pelo estilo de cada
colaborador.