O arquivo público municipal é a instituição responsável
pelos conjuntos de documentos produzidos, recebidos e
acumulados por órgãos públicos municipais no exercício de
suas atividades, ou seja, pelos poderes Executivo e
Legislativo, representados, respectivamente, pela
prefeitura e pela câmara dos vereadores, em decorrência
de suas funções administrativas e legislativas. São também
públicos os conjuntos de documentos de caráter público
produzidos e/ou recebidos por instituições privadas
responsáveis pela prestação de serviços públicos”.
(Disponível em: www.conarq.arquivonacional.gov.br)
É competência do arquivo municipal:
A formular e implementar a política municipal de
arquivos, por meio do recolhimento das massas
documentais acumuladas pelos órgãos públicos da
esfera municipal, pelo valor histórico e patrimonial
desses documentos.
B formular a Política Nacional de Arquivos abrangendo as
instituições das esferas Federal, Estadual e Municipal.
Com o objetivo de recolher arquivos correntes,
intermediários e permanentes.
C formular e implementar a política municipal de
arquivos, por meio da gestão, tratamento técnico,
transferência, recolhimento, preservação e divulgação
dos documentos arquivísticos, garantindo pleno acesso
à informação a fim de amparar as decisões político
administrativas governamentais e o cidadão na defesa
de seus direitos, e, ainda, contribuir para o
desenvolvimento científico e divulgação do patrimônio
documental.
D analisar as funções das entidades coletivas com o
objetivo de embasar as atividades de arquivamento. As
funções costumam ser, de um modo geral, mais
estáveis em relação às estruturas, que são mais
vulneráveis devido a possíveis restruturações
administrativas. As funções são a base para o arranjo,
descrição, avaliação, recuperação e análise dos
documentos.
E descrever as funções na complementação e
suplementação das descrições de documentos em
conformidade com a ISAD(G) e registrar a autoridade
de acordo com a ISAAR(CPF). Guardar a informação
sobre as funções separada da descrição dos
documentos e dos registros de autoridade reduz a
repetição de informação e possibilita a construção de
sistemas flexíveis de descrição arquivística.