A operação do sistema de gestão acadêmica de determinada faculdade é realizada apenas pelo seu secretário. Em um determinado dia, o secretário adoeceu e não pode comparecer ao trabalho. Tratava-se do último dia para solicitar a renovação do contrato de um professor substituto, tarefa que deve ser realizada por meio do referido sistema, porém não havia nenhuma orientação sobre como operar esse sistema e nenhum outro funcionário, da faculdade havia operado o sistema antes. Diante desse problema, o diretor do instituto ao qual a faculdade está vinculada solicitou que o Coordenador de Planejamento Gestão e Avaliação (CPGA) realizasse o mapeamento, o monitoramento e a avaliação e o redesenho desse processo.
Na etapa de mapeamento do processo o CPGA precisará