No âmbito da disciplina arquivística, são
estabelecidas etapas para o efetivo
gerenciamento dos documentos. O ciclo de
vida dos documentos arquivísticos é tratado
pela teoria das três idades. Seu objetivo é
classificar os estágios ou fases pelas quais
passam os documentos dentro da instituição
(corrente, intermediária e permanente). No
que tange ao ciclo de vida dos documentos,
avalie as sentenças:
I - Os arquivos correntes são assim
considerados porque geralmente estão em
tramitação, mas é importante enfatizar que em
muitos casos, mesmo sem movimentação, os
documentos podem ser assim considerados.
O critério que define tal status para tais
arquivos é relacionado à frequência de sua
utilização ou consulta.
II - Os documentos de primeira idade estão
geralmente localizados próximos aos seus
setores empresariais produtores e são
conhecidos também, pela terminologia
arquivística, como arquivos ativos.
III - Tais documentos possuem valor
administrativo para a empresa, valor este
chamado de primário. Dentre as atividades
realizadas no âmbito da fase corrente, podem
ser destacadas as de protocolo,
arquivamento, consulta, expedição e
empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, podese afirmar que eles poderão ser consultados e
utilizados de modo esporádico por seus
produtores, pois já cumpriram os seus
principais objetivos na idade corrente junto à
administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais
devem ser transferidos para um arquivo
central ou um arquivo geral, que possua esse
caráter de guarda intermediária, a fim de
serem cumpridos prazos prescricionais
(legais) e precaucionais (discricionários)
antes da destinação final deles (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente).
VI - Os arquivos permanentes, por sua vez,
são aqueles que deverão ser arquivados
definitivamente e que, portanto, não podem
ser eliminados jamais.
VII - Os arquivos permanentes devem ser
preservados por apresentarem um valor
histórico-cultural (secundário), ou seja, não
mais possuem o valor primário.
VIII - São classificados como permanentes,
por exemplo, os documentos que revelam a
origem, a constituição e a evolução da
instituição, normas, regulamentos e outros
que se caracterizam como históricos para a
instituição.
IX - Ao contrário das idades corrente e
intermediária, os arquivos permanentes são
abertos ao público, isto é, não há restrições
quanto à possibilidade de pesquisa por
terceiros. Esta idade é também chamada de
inativa, tendo como principais atividades a
reunião da documentação histórica, o arranjo
- isto é, a classificação desses arquivos -, a
conservação e a descrição dos documentos.
Após a análise, pode-se afirmar: