Na Administração Pública existe a necessidade de
organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar,
entre outras ações, o gerenciamento dos processos em
trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto
seqüencial de ações que tem por objetivo atender
uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode
receber informações, pareceres, anexos e despachos
que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos
formam um processo e seguem para tramitação. Há
um ação pela qual um documento passa a constituir um
processo, que visa dar forma processual aos documentos
que requeiram análises, informações e decisões. Também
existe uma rotina que consiste na união provisória de um
ou mais processos a um processo mais antigo, destinada
ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se,
respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão
de documentos: