É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação. O registro
esquemático do ciclo de vida documental da
instituição, que determina os prazos de
guarda dos documentos e quando será a
transferência, a eliminação ou recolhimento
dos documentos, recebe o nome de: