Empresas criam estratégias para reduzir uso do e-mail
Em um ano, uma equipe da farmacêutica Boehringer Ingelheim reduziu em 2 859 o número de e-mails por funcionário. “Se você contar que perde cinco minutos com cada mensagem, isso representa um mês e meio de trabalho por ano”, diz F. Rodrigues, gerente responsável pela iniciativa, motivada, segundo ele, pelo fato de a equipe ter se tornado “escrava” da ferramenta.
Nessa empresa, a meta foi alcançada por meio de ações educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necessário ou quando eram mais eficientes outras práticas. Responder, por exemplo, diversas vezes a e-mails sobre o mesmo assunto é inútil. Nesses casos, a melhor solução é conversar pessoalmente ou por telefone com o interessado.
Esse tipo de aprendizado é necessário para que o e-mail não se torne um “vilão” da produtividade, com os profissionais perdendo tempo para responder a centenas de mensagens, em vez de, efetivamente, produzir.
Para especialistas, o principal pecado dos profissionais em relação aos e-mails é checá-los constantemente. O ideal é estabelecer horários específicos para essa tarefa.
(Felipe Maia e colaboração de Reinaldo Chaves.Folha de S.Paulo, 17.02.2013. Adaptado)