A natureza básica dos formulários foi estudada por F. M. Knox que, dentre outros pontos, ressalta que:

os formulários importantes da empresa são ordens de pagamento ou recebimento, faturamento e ordens de compras, por exemplo, organizados em blocos com jogos definidos, são de larga aplicação na empresa, embora não sejam percebidos e não absorvam a devida atenção dedicada aos impressos.

o pessoal de escritório trabalha com sua atenção voltada para os formulários de uso intenso produzidos em gráficas especializadas, que não são utlizados nos trabalhos principais da empresa e são produzidos por máquinas copiadoras internas e relativamente desconhecidos da direção.

os formulários de pouco uso surgem nos escritórios pela necessidade de prestar certo tipo de informação dentro de certa periodicidade ou averiguar a ocorrência de certos fenômenos, são impressos de elevado custo e especialmente controlados pela direção.

os formulários mais importantes da empresa estão submetdos a controle em grau muito alto, especialistas que trabalham com máquinas cuidam com esmero dos layouts desses formulários, que geram elevados gastos administrativos.

boa parte do problema dos formulários concentra-se no fato de que muitos deles são utilizados em pequenas quantidades e um a um não parece que tenham a importância suficiente para atrair a atenção da direção da empresa.