A gestão documental é sustentada por etapas que garantem normas e padrões para a produção, o controle
da acumulação e o uso dos documentos de arquivo.
A etapa de avaliação constitui-se um processo essencial
que consiste em
A estudo analítico do órgão produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados
sobre o órgão produtor, seu elemento orgânico e funcional que determinam as características que apresentam a tipologia documental.
B atribuir valores aos documentos e analisar seu ciclo
de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos
que os documentos poderão ser transferidos aos arquivos intermediário, recolhidos aos arquivos permanente, ou eliminados.
C reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Esta etapa tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.
D agrupar ou separar documentos conforme as funções e atividades administrativas dos órgãos que os
produziram, de forma hierarquicamente sistematizada, do geral para o particular, em classes, subclasses, grupos e subgrupos.
E exame do processo para verificar se o documento se
destina realmente ao arquivamento, se possui anexo
e/ou apenso e se a classificação atribuída será mantida ou alterada e atribuição dos prazos de guarda.