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As espécies documentais que servem de veículo para a troca de mensagens entre pessoas e instituições podem ser caracterizadas a partir dos seguintes atributos: 1 − funcionalidade explícita; 2 − meio de transmissão; 3 − qualificação dos missivistas e protocolos de tratamento a que são submetidos; 4 − tamanho da mensagem; 5 − formato do suporte.
E-mail, ofício e bilhete correspondem, respectivamente, aos atributos