A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Nessa atividade é realizado o exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos
constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Além disso, é analisado o gênero dos documentos;
as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e
estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de
registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de
documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos;
existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc. Essa atividade é
conhecida como: