De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, os documentos ...

de valor histórico, probatório e informativo deve ser definitivamente preservado. 

em curso ou mesmo sem movimentação, constitui objeto de consultas frequentes. 

não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

foi produzido ou recebido por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 

em curso ou mesmo com movimentação, não constitui objeto de consultas frequentes.